Как не пропускать звонки в компанию, если сотрудники не в офисе

Звонок, который остался без ответа из-за отсутствия сотрудника в офисе - довольно распространенная ситуация. Ее причинами могут быть командировка, отпуск или больничный. А ведь иногда у клиентов возникают срочные вопросы во время перерыва, после окончания рабочего дня или в выходные. Специфика работы компаний, ведущих деятельность в сфере недвижимости, строительства, ремонта, логистики и различных услуг, и вовсе предполагает частые разъезды сотрудников и встречи за пределами офиса. Несмотря на это, в условиях современного рынка пропущенные звонки - непозволительная роскошь для бизнеса. Игнорирование данной проблемы может привести не только к потере клиентов, но и к снижению имиджа организации в целом. Подробнее о том, как помочь компании не пропускать звонки во время отсутствия в офисе сотрудников, далее в статье.

Как оставаться на связи с клиентами вне офиса

Самым надежным и простым способом всегда оставаться на связи с клиентами является организации IP-телефонии посредством подключения облачной АТС. Благодаря такому решению сотрудник может принять и совершить звонок, находясь в любой точке мира, где есть доступ к сети Интернет. Для этого не требуется наличие дорогостоящего оборудования или привлечения сторонних специалистов. В офисах чаще всего используют аппаратные устройства, а программные SIP-телефоны или как их еще называют софтфоны, являются идеальным вариантом для работы вне офиса. Последние представляют собой установленные на смартфон, ПК, планшет или ноутбук приложения, позволяющие принимать звонки вне зависимости от местонахождения абонента. Главное условие - наличие мобильного интернета или возможность подключения к Wi-Fi.

Как правило, при внедрении облачной IP-телефонии, компания одновременно приобретает виртуальные номера. На самом деле, к ВАТС можно подключать уже имеющиеся городские и мобильные. Но в обоих случаях для связи с клиентами и партнерами, номера подключенные к виртуальной АТС обладают большим количеством преимуществ, в том числе в плане минимизации количества пропущенных звонков. Например, можно в несколько кликов настроить прием звонков таким образом, чтобы в нерабочее время они перенаправлялись на сотовый или домашний номер. Стоит отметить, что при переходе на виртуальные номера можно сохранить свои действующие телефонные контакты и избежать связанных с их сменной неудобств.

А гибкие настройки переадресации позволят создать множество сценариев распределения вызовов. При этом звонки могут быть перенаправлены как на внутренние номера корпоративной телефонии, так и на внешние. Так, если сотруднику нужно уехать на встречу или он работает в частично удаленном режиме, на помощь приходит переадресация на мобильный или домашний телефон. В случае отпуска или больничного можно перенаправлять звонки на менеджера, который замещает коллегу. Подробнее о вариантах переадресации расскажем дальше в статье.

Еще один незаменимый сервис для обработки звонков в нерабочие часы - IVR-меню. Позвонив в вечернее или ночное время, вместо бесконечных гудков клиент услышит приветственное сообщение с информацией о графике работы компании и при необходимости сможет оставить голосовое сообщение. Уведомление о пропущенном вызове сразу же поступит на почтовый ящик ответственного сотрудника, и он сможет в удобное время перезвонить клиенту.

Варианты переадресации, если сотрудник не в офисе

Переадресация, как один из главных сервисов виртуальной АТС, обеспечивает полную доступность сотрудника, даже когда он по тем или иным причинам находится вне офиса.

В зависимости от поставленных задач, звонки можно перенаправить на личный мобильный, домашний телефон или, как упоминалось выше, использовать софтфон. Кроме того, возможности виртуальной телефонии позволяют использовать различные сценарии и схемы переадресации для того, чтобы минимизировать пропущенные вызовы. Среди них:

• безусловная - абсолютно все звонки переводятся на определенный номер. Например, сотрудник находится в отпуске за границей, и все звонки будут поступать на софтфон, установленный на его мобильный;
• условная - с учетом определенных условий все звонки переадресовываются на указанный в настройках тот или иной номер. Например: если через заданное время сотрудник не поднимает трубку, то звонок, поступивший на рабочий телефон, перенаправляется на его мобильный. Такой вариант подходит работникам, которые часто выезжают на объекты или встречаются с клиентами вне офиса;
• по нарастающей - когда сотрудник по какой-либо причине не может ответить на звонок, вызов перенаправляется на следующего по очереди менеджера. На случай, если никто не возьмет трубку, можно завершить цепочку IVR-меню с возможностью оставить голосовое сообщение;
• по расписанию - иногда переадресацию удобнее привязать к графику работы компании. В данном случае входящие звонки в выходные дни и нерабочие часы будут перенаправляться на сотовый или городской номер определенного сотрудника;
• на личного менеджера - интеграция виртуальной АТС с CRM-системой позволяет распознавать и направлять звонки постоянных клиентов на их персональных менеджеров. Чтобы закрепленный за важным клиентом сотрудник всегда оставался на связи, достаточно настроить переадресацию с корпоративного номера на личный сотовый и городской телефоны.

Возможности облачной АТС при удаленной работе

Использование облачной телефонии открывает широкие возможности перед компаниями с сотрудниками, которые временно или постоянно работают вне офиса. Когда виртуальная АТС интегрирована с CRM-системой, намного проще осуществлять полный контроль за всеми звонками и вести учет эффективности работы менеджеров. Сразу после пропущенного вызова система автоматически поставит задачу "Перезвонить" с определенным сроком выполнения, и сотрудник сможет напрямую из системы связаться с клиентом. Информация о всех деталях звонков, включая записи разговоров, хранится в системе и используется для дальнейшего анализа качества работы сотрудников.

Среди многочисленных преимуществ ВАТС для удаленной работы - бесплатное общение внутри корпоративной сети. Каждому сотруднику присваивается короткий номер, который можно привязать к рабочему, мобильному или домашнему телефону. Таким образом, коллегам не нужно искать контакты друг друга, особенно когда часть из них трудится в удаленном режиме. Кроме того, пользователям облачной телефонии доступна функция конференц-связи. Она позволяет проводить совещания и переговоры без привязки к месту нахождения участников группового звонка. Неважно, находится сотрудник в командировке или работает в удаленном формате, он всегда сможет принять участие в онлайн-конференции вместе со своими коллегами и партнерами.

Еще одним сервисом виртуальной телефонии, который позволяет не пропускать звонки, является голосовая почта. В ее функционал входит отправка уведомления о новых сообщения на электронную почту сотрудника, который прослушает и обработает их при первой возможности. Для прослушивания можно использовать любое устройство, а значит контролировать пропущенные вызовы можно без привязки к месту работы.

Оценить возможности IP-телефонии можно в полной мере также во время заграничных поездок. Во-первых, она дешевле, чем связь в роуминге, во-вторых, удобнее, поскольку не нужно ничего дополнительно покупать и настраивать. Для осуществления звонков требуется только наличие Wi-Fi и мобильного телефона с заранее установленным софтфоном. Если нет уверенности в качестве Интернета, а оставаться на связи с клиентами крайне важно, можно приобрести местную SIM-карту. В случае отсутствия доступа к Wi-Fi или плохого сигнала, с помощью условной переадресации входящие вызовы будут перенаправлены на номер местного мобильного оператора.

Без виртуальной АТС в современном бизнесе практически невозможно построить эффективную работу с пропущенными вызовами. Функции и сервисы ВАТС позволяют оставаться на связи с клиентами, партнерами, коллективом независимо от времени и места нахождения сотрудников.